Elektronische Zeiterfassung – das müssen Unternehmen künftig beachten
In Deutschland zeichnet sich für Unternehmen ein Wandel ab. Laut einem Gesetzentwurf des Bundesarbeitsministeriums wird es bald verpflichtend sein, die Arbeitszeiten elektronisch zu dokumentieren. Aber auch über die geplante Gesetzesänderung hinaus ist es für Unternehmen ratsam, auf ein elektronisches System zu setzen.
Werdegang – was zu dem Gesetzesentwurf führte
Im Mai 2019 erließ der Europäische Gerichtshof (EuGH) ein Urteil, das die EU-Mitgliedsstaaten zum Handeln veranlasste. Gemäß diesem sogenannten „Stechuhr-Urteil“ sind Arbeitgeber verpflichtet, ein System zur Erfassung der Arbeitszeiten einzurichten, das durch Objektivität, Zuverlässigkeit und Zugänglichkeit gekennzeichnet ist. Dieses Urteil dient der Umsetzung der Vorgaben der EU-Arbeitszeitrichtlinie.
Daraufhin reagierte das Bundesarbeitsgericht (BAG) im September 2022 und bestätigte die Verpflichtung für Arbeitgeber, die Arbeitszeiten ihrer Angestellten detailliert festzuhalten. Entsprechend dem BAG-Urteil müssen Start, Ende und die Gesamtdauer der täglichen Arbeitszeit dokumentiert werden.
Im April 2023 legte das Bundesministerium für Arbeit und Soziales einen Gesetzentwurf vor, der darauf abzielt, das BAG-Urteil in nationales Recht zu überführen und damit das bestehende Arbeitsgesetz zu ändern.
Inhalt des Referentenentwurfs
Gemäß dem Referentenentwurf sind Arbeitgeber dazu angehalten, Beginn, Ende und Gesamtdauer der täglichen Arbeitszeit ihrer Angestellten am Tag der Arbeitsleistung elektronisch zu dokumentieren. Der Entwurf schreibt keine spezielle Methode für die elektronische Arbeitszeiterfassung vor. Er lässt die Verwendung verschiedener elektronischer Methoden zu, wie beispielsweise gängige Zeiterfassungsgeräte, Apps auf Mobiltelefonen oder herkömmliche Tabellenkalkulationsprogramme. Allerdings sind nach diesem Entwurf Aufzeichnungen, die zunächst manuell erstellt und später digitalisiert werden, wie das Scannen handschriftlicher Aufzeichnungen, nicht zulässig.
Der Entwurf sieht zudem Ausnahmen von der Pflicht zur elektronischen Zeiterfassung vor. Betriebe mit nicht mehr als 10 Angestellten, Arbeitgeber von Hauspersonal in Privathaushalten und ausländische Unternehmen ohne Niederlassung in Deutschland, die höchstens 10 Mitarbeiter nach Deutschland entsenden, sind von dieser Regelung ausgenommen.
Unternehmen profitieren in mehrfacher Hinsicht
Die elektronische Dokumentation der Arbeitszeiten bietet im Vergleich zur traditionellen Methode mit Stift und Papier deutliche Zeitersparnisse. Ferner verringert die mobile Zeiterfassung das Risiko von Fehlern bei der Dateneingabe und -übertragung. Mitarbeiter im Außendienst können Arbeitsbeginn und -ende bequem per Knopfdruck in einer App festhalten. Viele moderne Anwendungen benötigen nicht einmal eine ständige Internetverbindung, da sie die Daten lokal speichern und bei vorhandener Netzverbindung automatisch synchronisieren.
Software zur Arbeitszeiterfassung dient Arbeitgebern als nützliches Werkzeug, um die Arbeitszeiten ihrer Beschäftigten zu überwachen und die Einhaltung der gesetzlich festgelegten Höchstarbeitszeiten sicherzustellen. Dies schützt sowohl Arbeitgeber als auch Arbeitnehmer vor möglichen Gesetzesverstößen. Gemäß dem Bundesdatenschutzgesetz (BDSG) sind alle erfassten Daten der Arbeitnehmer geschützt. In modernen Zeiterfassungssystemen ist der Zugriff auf gespeicherte Arbeitszeitdaten auf bestimmte Personengruppen wie die Personalabteilung beschränkt.
Rechtliche Rahmenbedingungen – das ist zu berücksichtigen
Die Einbeziehung des Betriebsrats ist ein wichtiger Schritt bei der Einführung eines neuen Arbeitszeiterfassungssystems, um die Rechte der Arbeitnehmer zu schützen und einen reibungslosen Implementierungsprozess zu gewährleisten. Falls das Arbeitszeitgesetz in seiner derzeitigen Entwurfsform angenommen wird, würde dies zu einer Einschränkung der Mitbestimmungs- und Initiativrechte des Betriebsrats in Bezug auf die Arbeitszeiterfassung führen. Grund dafür ist, dass der Arbeitgeber aufgrund der gesetzlichen Bestimmungen in dieser Angelegenheit keinen Entscheidungsspielraum mehr hätte.
Gemäß der gegenwärtigen Rechtslage führt ein Verstoß gegen die Verpflichtung zur Arbeitszeiterfassung nicht unmittelbar zu gesetzlichen Sanktionen. Strafmaßnahmen kommen erst zum Tragen, wenn der Arbeitgeber nach einer behördlichen Aufforderung die erforderlichen Anpassungen nicht umsetzt.
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