Datenschutz ist nicht nur online wichtig: Akten sicher vernichten
Wenn es um den Schutz digitaler Daten geht, investieren Unternehmen hohe Summen in Firewalls, speziell gesicherte Netzwerke, Virenscanner und Anti-Malware-Programme. Selbst spezielle Verhaltensregeln für Mitarbeiter sind an der Tagesordnung. Vorbildlich, allerdings entstehen die meisten signifikanten Datenlecks eher offline denn online.
Die Aufbewahrungsfrist läuft aus
In den Kellern und Archiven türmen sich meist Berge alter Akten. Sobald die gesetzlich vorgeschriebenen Aufbewahrungsfristen ausgelaufen sind, muss wieder Platz für neue Dokumente geschaffen werden, und die alten Akten wandern auf den Müll. Genau da liegt auch das Problem, denn es ist gerade bei kleinen Unternehmen teilweise Usus, bei der Entsorgung auf den Altpapiercontainer zu setzen. Ein fataler Fehler: Achtlos weggeworfene Akten sind eine wahre Fundgrube für Kriminelle, die auf diese Weise Kundendaten, Geschäftsgeheimnisse und alles, was eigentlich niemand außerhalb der Firma zu Gesicht bekommen sollte, auf dem Silbertablett serviert bekommen. Wie arglos teilweise mit sehr vertraulichen und persönlichen Daten umgegangen wird, zeigt der Fall des Jobcenters in Leipzig. Dort standen Akten jüngst gleich kistenweise einfach auf dem Gang und waren für jedermann frei zugänglich.
Ein kompetenter Partner für Aktenvernichtung kann helfen
Die Aktenvernichtung ist ein Vorgang, der auf keinen Fall dem Zufall überlassen werden sollte, denn es muss hundertprozentig Verlass darauf sein, dass die Unterlagen vollkommen unkenntlich gemacht werden. Dabei dürfen die Schnipsel nur noch sehr klein sein, und vor und nach dem Schreddern müssten die Unterlagen mehrfach gemischt werden. Nur hierdurch kann sichergestellt werden, dass es nie wieder möglich ist, sie zusammenzufügen. Es ist daher wichtig, ein Unternehmen mit der Vernichtung der Unterlagen zu betrauen, welches absolut zuverlässig arbeitet und für die entsprechenden Arbeiten auch zertifiziert ist. Bei der Aktenvernichtung muss besonders präzise vorgegangen werden, und zwar vom Packen der Akten in die dafür vorgesehenen Behälter bis hin zum Ausstellen eines Zertifikats nach der Vernichtung der Akten. Auch die Betriebshöfe, in denen die Unterlagen den Maschinen zugeführt werden, müssen besondere Sicherheitsvorkehrungen einhalten, damit es keinem Außenstehenden gelingen kann, an die Unterlagen zu gelangen. Die Zeiträume, in denen die Akten zu vernichten sind, sind daher recht kurz gewählt. So ist es wichtig, dass die Vernichtung der Unterlagen innerhalb von 24 Stunden mithilfe zertifizierter Maschinen erfolgt. Diese wiederum müssen regelmäßig geprüft werden, um sicherstellen zu können, dass sie einwandfrei arbeiten und so funktionieren wie vorgesehen.
Das wird teuer!?
Ein weit verbreitetes Vorurteil ist, dass professionelle Aktenvernichtung nur für Großunternehmen infrage kommt, da die Kosten für einen kleinen Betrieb zu hoch sind. Genau das Gegenteil ist der Fall, denn die Kosten richten sich ausschließlich nach der Menge an Akten. Wer nur einen kleinen Sicherheitsbehälter benötigt, der noch dazu gestellt wird und nicht gekauft werden muss, zahlt auch dementsprechend weniger. So kostet etwa ein Behälter für bis zu 30 Aktenordner, inklusive Aufstellung beim Kunden, Abholung sowie fachgerechter Vernichtung bei einem Aktenvernichter wie Papershred keine 50 Euro. Angesichts der Kosten und des Imageverlusts, die entstehen, wenn sensible Dokumente in den falschen Händen landen, eine geradezu lächerliche Summe.
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